Cjelokupno poslovanje se značajno digitaliziralo pa su se digitalizirali i ugovori i drugi pravni dokumenti.
Ako ste kad dobili mail s upitom da potpišete ugovor a niste bili sigurni što se od Vas traži, ili ste dobili već potpisani ugovor na mail, no niste znali je li on valjan pravni dokument, tada predlažem da nastavite čitati – vjerujem da ćete dobiti neke korisne informacije.
Malo pojašnjenje odmah u uvodu: u ovom članku na više mjesta ću navesti termin elektronički ugovor ili ugovor sklopljen u elektroničkom obliku – time ću se referirati isključivo na ugovore koji se potpisuju. Možda Vam se to čini zbunjujuće i nepotrebno za naglašavati, no važno je reći, osim ugovora koji se potpisuju, ima i drugih vrsta elektroničkih ugovora: koji se sklapaju klikanjem na određena polja, ispunjavanjem on-line pristupnica, ugovora temeljenih na blockchain technologiji. O tim drugim vrstama elektroničkih ugovora ovdje neće biti riječi.
Počnimo s razgraničenjem elektroničkih ugovora od klasičnih papirnatih ugovora koji se šalju elektroničkim putem, npr. e-mailom. Koja je razlika između ugovora sklopljenog elektroničkim putem (elektroničkog ugovora) i ugovora dostavljenog e-mailom?
Elektronički ugovori su ugovori koji se sklapaju bez ispisivanja dokumenata i fizičkog potpisivanja. Potpisuju se isključivo elektronički i izmjenjuju se isključivo elektronički. Npr. jedna strana drugoj strani e-mailom dostavi prijedlog ugovora (svoju šprancu ugovora o djelu, npr.) i zamoli drugu stranu ako je suglasna s predloženim da joj vrati ugovor potpisan nekim elektroničkim potpisom. Nakon toga i ona strana koja je predložila ugovor potpisuje taj ugovor i e-mailom ga dostavlja drugoj strani, ili, ako ga je već prije potpisala, samo ga sprema u svoju evidenciju. Svaka strana ima original i nema potrebe za dostavom dodatnih primjera poštom ili nekim drugim oblicima komunikacije.
S druge strane, imamo i ovakvu proceduru: isprinate nacrt ugovora, potpišete ga kemijskom olovkom, skenirate ga i tako skeniranog ga dostavite drugoj strani da ga i ona potpiše na isti način. Što se događa? Ako nakon te inicijalne razmjene e-pošte ne pošaljete svoje potpisane primjerke dodatno i klasičnom poštom, ni jedna strana nema original, nego tek kopiju ugovora. Ta kopija nije bez važnosti, no ako će Vam netko nekada osporiti autentičnost ugovora, na Vama je da dokažete da su kopije vjerne originalu odnosno da predočite original i tako potvrdite svoje navode.
Prema tome, ono što razlikuje elektroničke ugovore od skeniranih ugovora jest, prije svega, korištenje elektroničkih potpisa.
Koje su vrste elektroničkih potpisa i vrijede li oni uopće?
Vrste elektroničkih potpisa uređuje Uredba (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ (tzv. eIDAS Uredba). Uredba se izravno primjenjuje na sve zemlje članice EU, pa tako i na Republiku Hrvatsku. Prema Uredbi postoje tri vrste elektroničkih potpisa:
- Običan elektronički potpis (simple electronic signature, SES)
Radi se o najjednostavnijem elektroničkom potpisu bez dodatne enkripcije i zaštite, npr. potpisi penom ili mišem na računalu ili drugom sličnom uređaju ili u PDF ubačen neki prethodni skenirani potpis.
I obični elektronički potpisi su pravno valjani, no u slučaju da se postavi pitanje autentičnosti potpisa ili ugovora (npr. osoba koja je navedena kao potpisnik tvrdi da ugovor nije ona potpisala, nego je netko drugi stavio njen ranije skenirani potpis u ugovor), tada je na Vama koji se pozivate na ugovor teret dokaza da je ugovor doista autentičan. Na ovaj način mogu se potpisivati ugovori za koje nije potreban poseban oblik, za neke interne procedure i za odnose u kojima postoji visoka razina povjerenja.
- Napredni elektronički potpis (advanced electronic signature, AES)
Radi se o potpisu koji ima višu razinu zaštite od običnog elektroničkog potpisa, jer za razliku od običnog potpisa kojeg može staviti svatko tko otvori određeni dokument, napredni elektronički potpis izrađuje se certifikatom pod osobnom kontrolom potpisnika pa potpis može staviti samo onaj koji ima pristup tom certifikatu i sve potrebne lozinke.
Naravno, kako se radi o višoj razini zaštite, ovi potpisi su također pravno valjani, a budući da imaju tu višu razinu zaštite, imaju i dodatnu dokaznu snagu jer se smatra da potpis potječe od osobe koja je navedena u potpisu. Valja, međutim, naglasiti da se ni ovim potpisom ne mogu potpisivati ugovori za koje je propisan pisani oblik kao uvjet njihove valjanosti. Ugovora koji moraju biti u pisanom obliku u RH ima dosta. Na primijer, to su ugovori o radu, autorski ugovori, ugovori o najmu i zakupu nekretnina, ugovori o koncesiji, ugovori o građenju, ugovori o licenciji i brojni drugi. Ove ugovore ne možete, dakle, valjano sklopiti s naprednim elektroničkim potpisom, no bez problema ga možete koristiti za svoje interne procedure, a možete njime sklopiti i ugovore o djelu, ugovore o ostavi, najmu pokretnina (npr. bicikla), ugovore o kupnji robe i slično.
- Kvalificirani elektronički potpis (qualified electronic signature, QES)
Radi se o potpisu koji ima najvišu razinu zaštite i koji je u cijelosti izjednačen s vlastoručnim potpisom na papiru.
Od naprednog elektroničkog potpisa razlikuje se u tome što je potpis kreiran korištenjem kvalificiranog uređaja za kreiranje potpisa i temelji se na kvalificiranom certifikatu za elektronske potpise, dakle, na certifikatima točno određenih pružatelja usluga kojima su države članice dale takva odobrenja. U RH to su trenutno certifikati Certilia od AKD d.o.o., FININI RDC certifikati i certifikat pridružen eOsobnoj iskaznici.
Pravni učinak ugovora potpisanih kvalificiranim elektroničkim potpisom je kao da je ugovor potpisan vlastoručno na papiru. Posljedica toga je da se s tim potpisom mogu potpisivati i ugovori za koje je u RH predviđen pisani oblik, a kojih je mnogo, kao što je ranije navedeno.
Sljedeće pitanje koje nam se logično postavlja jekako možemo znati je li neka osoba ugovor potpisala običnim, naprednim ili kvalificiranim elektroničkim potpisom?
Običan elektronički potpis brzo se razaznaje, jer se radi o tome da je u dokument samo ubačen fizički potpis ili „nacrtan“ potpis penom. S druge strane, napredni od kvalificiranog se možda teže raspoznaju, no tu su nam od pomoći on-line validatori potpisa kao što su:
- na razini cijele EU, DSS Demonstration WebApp Europske komisije (https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation).
- na razini RH, FININ Validator (https://www.fina.hr/digitalizacija-poslovanja/validator) ili validator na stranici: https://epotpis.rdd.hr/validacija.
Jednostavno učitate dokument koji je potpisan elektroničkim potpisom i validator Vam daje oznaku o kakvom potpisu se radi te je li potpis valjan. Od pomoći je i Trusted List Browser na stranici https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home, gdje se obavezno po zemljama navode svi kvalificirani pružatelji usluga povjerenja, odnosno izdavatelji kvalificiranih elektroničkih potpisa, pečata i drugih kvalificiranih usluga povjerenja.
Kada je potpisani dokument PDF, također možete koristiti i Adobe Acrobat Reader. On će Vam na vrhu naznačiti nešto tipa „Potpisano i svi potpisi valjani“, a ako tražite dodatne informacije, možete vidjeti i o kojoj vrsti potpisa se radi.
Plaćaju li se nešto ti certifikati?
Usluga naprednog i kvalificiranog elektroničkog potpisa obično se naplaćuje od strane odgovarajućeg pružatelja usluge, no eOsobna se ništa dodatno ne naplaćuje za slučaj da se aktivira i da se njome krenete služiti za potpisivanje ili pristupanje raznim uslugama visokog povjerenja (neke usluge na e-građanima, npr. prijave boravišta, izdavanje putovnice i sl.) Aktivacija eOsobne vrlo je dobro objašnjena na raznim službenim stranicama, čak i jednom youtube videu MUP-a kojeg možete vidjeti ovdje: https://www.youtube.com/watch?v=p08-ctYGIHs.
Prema tome, ako već nemate neki drugi kvalificirani certifikat, a želite dati šansu elektroničkim ugovorima, slobodno aktivirajte eOsobnu i uštedite si hrpu papirologije i hodanja na sastanke samo da bi nešto potpisali uživo.
Ima li ugovora koji se ipak ne mogu sklapati ni s kvalificiranim elektroničkim potpisom?
Ima! Radi se uglavnom o ugovorima koji zahtijevaju dodatnu ovjeru potpisa kod javnog bilježnika ili solemnizaciju isprave, no to nije isključivi kriterij. Popis ugovora koji se ne mogu sklopiti ni kvalificiranim elektroničkim potpisom daje nam Zakon o elektroničkoj trgovini (NN 173/03., 67/08., 130/11., 36/09., 30/14., 32/19) i to su:
- ugovori o prijenosu prava vlasništva na nekretninama (kupoprodaje, darovanja, razvrgnuća, prijenosi vlasništva radi osiguranja i dr.),
- drugi ugovori kojima se uređuju stvarna prava na nekretninama (npr. osnivanje prava građenja, služnosti prolaza, plodouživanja, hipoteke),
- darovni ugovori bilo koje vrste, dakle, ne samo za nekretnine, nego i za ostalu imovinu,
- predbračni/bračni ugovori i ugovori o podjeli bračne stečevine,
- ugovori o doživotnom i dosmrtnom uzdržavanju,
- nasljednopravni ugovori (ugovori o ustupu i raspodjeli imovine za života, sporazumi u vezi s nasljeđivanjem, ugovori o odricanju od nasljedstva i dr.)
- ugovori o opterećenju i otuđenju imovine za koje je potrebno odobrenje centra za socijalnu skrb,
- ugovori i očitovanja volje jamaca, ako je jamac osoba koja djeluje izvan svoje trgovačke, poslovne ili profesionalne djelatnosti,
- druge ugovore za koje je posebnim zakonom propisano da se sastavljaju u obliku javnobilježničkog akta, odnosno solemnizirane isprave (npr. ugovori o zakupu/kupoprodaji s RH, ugovori o prijenosu poslovnih udjela i dr.)
Ovom gore popisu treba nadodati još ugovore kod kojih su same stranke odabrale da se sklapaju u nekom drugom strožem obliku, npr. solemnizacijom kod javnog bilježnika ili uz ovjeru potpisa jedne strane (npr. dogovorite s drugom stranom da ćete svoj ugovor o zakupu sklopiti u solemniziranom obliku). Takve ugovore morat ćete onda potpisati fizički i dodatno ovjeriti ili solemnizirati od bilježnika, iako to zakon sam po sebi ne zahtjeva.
Što je s otkazima ugovora, npr. otkazom ugovora o najmu, zakupu, radu i sličnome?
Isto kao ugovori, elektroničkim potpisom mogu se potpisati i druge odluke s pravnim učinkom pa tako i otkazi ugovora o radu, zakupu i dr. Jedino što treba imati na umu, ako idete na opciju otkaza potpisanog elektroničkim potpisom, jest da se otkaz ugovora može dostaviti e-mailom ili drugom sličnom komunikacijom. To će biti slučaj ako ste takvu vrstu dostave unaprijed predvidjeli samim ugovorom ili drugim pravilima koja se na ugovor primjenjuju (npr. općim uvjetima, pravilnikom o radu i slično). Ako niste predvidjeli mogućnost dostave otkaza elektroničkim putem, tada se otkaz mora dati na papiru i dostaviti poštom. Zašto? Odgovor se nalazi u odgovoru na naredno pitanje.
Možemo li isprintati elektronički ugovor ili elektroničku odluku i potom ju tako isprintanu nekome dostaviti ili prezentirati?
Razumljivo, nećete rado svu dokumentaciju čitati preko ekrana. Ponekad ćete si ju htjeti i isprintati, no valja znati da printanjem elektronički potpisanih ugovora ili elektronički potpisanih odluka ti dokumenti gube pravni učinak. Zašto je tome tako? Zato jer se samo digitalni odnosno elektronički dokumenti mogu provjeriti putem ranije spomenutih validatora potpisa i jer su samo elektronički dokumenti originali. Sve drugo su kopije koje nemaju pravnu snagu pa se mogu koristiti za interne potrebe i lakše čitanje, no ne i za prezentiranje na sudu, dostavljanje drugoj strani i slično.
Što je s pečatom? Ako sam zakonski zastupnik pravne osobe i potpišem ugovor ili odluku kvalificiranim elektroničkim potpisom, moram li još staviti i pečat društva?
Postoje i elektronički pečati s tri razine sigurnosti, kao i elektronički potpisi. Oni se omogućavaju odnosno stavljaju na raspolaganje na isti način kao i elektronički potpisi, dakle, sukladno proceduri i pravilima određenog pružatelja tih usluga, no u Hrvatskoj, pa čak i cijeloj EU, vrlo rijetko se koriste u poslovnoj praksi. Razlog za navedeno se najvjerojatnije nalazi u eIDAS Uredbi koja kaže da kada je za transakciju potreban kvalificirani elektronički pečat pravne osobe, kvalificirani elektronički potpis ovlaštenog predstavnika pravne osobe trebao bi biti jednako prihvatljiv. Drugim riječima, ako Vam za potpisivanje papirnatih dokumenata treba pečat uz potpis, za potpisivanje ugovora elektroničkim putem bit će dovoljno da se ugovor potpiše samo kvalificiranim elektroničkim potpisom ovlaštenog predstavnika, npr. direktora.
Vrijedi li elektronički ugovor ili odluka u drugoj članici EU?
Načelno vrijedi. Naime, osnovno pravilo je da se kvalificirani elektronički potpisi izdani od strane kvalificiranih pružatelja usluga u jednoj državi članici (npr. naša Certilia ili Finin certifikat) priznaju u svim drugim državama članicama EU. Za eOsobne je situacija nešto drugačija i nije skroz jasno primjenjuju li se prekogranično pa tu valja biti oprezan.
Valja također imati na umu i koje pravo je primjenjivo na ugovor. Ako je primjenjivo hrvatsko pravo i Vi ste ugovor ili odluku potpisali certifikatom koji je dovoljan za valjanost tog ugovora u RH (npr. ugovor o radu ste potpisali kvalificiranim elektroničkim potpisom), tada je taj ugovor valjan i mora se priznati i u drugoj članici EU. Ako je za ugovor ugovorena primjena stranog prava, tada treba vidjeti što to strano pravo traži za navedene ugovore ili odluke. Neke zemlje EU, npr., ne dopuštaju sklapanje ugovora o radu u elektroničkom obliku.
Nekako Vam ti elektronički certifikati i potpisi nisu baš nešto i možda Vas sad na ovom mjestu zanima ima li koje pravilo koje Vas obvezuje da se baš morate koristiti elektroničkim potpisom ili certifikatom. Drugim riječima, ako baš želite, možete li i dalje sve potpisivati i slati klasičnim putem?
Za osobne odnosno privatne potrebe nema nikakve obveze da se koristite bilo kojom od ranije navedenih „novotarija“. Ako ste pravna osoba (trgovačko društvo, ustanova, udruga) ili obrtnik ili osoba koja obavlja neku registriranu djelatnost (npr. liječnik, stomatolog, novinar), tada ste za stvari povezane sa svojim poslovanjem obvezni ući u sustav e-komunikacije sa sudovima. Što to znači? To znači da ste dužni sva pismena i sve dostave sa suda i na sud preuzimati i dostavljati isključivo preko sustava e-komunikacije. U sustav se može ući i s nekim od tokena poslovnih banaka, dakle i bez aktivacije nekog od potpisnih certifikata, no na sud neće moći ništa slati dok ipak na kraju ne ishodite odgovarajući kvalificirani potpisni certifikat (onaj s eOsobne je također ok). Dakle, moći ćete vidjeti i preuzeti pismeno sa suda, no svoje podneske na sud nećete moći slati – to će za Vas morati raditi netko drugi po punomoći, a što vrlo vjerojatno znači odvjetnik, jer Vas osim odvjetnika u sudskim postupcima mogu zastupati samo još zaposlenici ili najbliži članovi obitelji. Na Vama je da procijenite isplati li Vam se uključiti u sustav u potpunosti.
Imate li još nekih pitanja ili specifičnih situacija vezanih uz elektroničke potpise i ugovore ili odluke potpisane elektroničkim putem, slobodno mi se javite. Rado ću prokomentirati s Vama sve što Vas zanima.
O autorici – Jelena Mustafa
Odvjetnica iz Zagreba. U slobodno vrijeme gledam filmove, družim se s prijateljima i planinarim. Ne volim komplikacije i izbjegavam ih svugdje gdje nisu potrebne. Ako trebate nekoga tko će temeljito istražiti Vaš slučaj i posebnu pažnju posvetiti shvaćanju vaših specifičnih potreba i interesa, tu sam za vas: E-mail: jelenamustafa@gmail.com i linkedin: www.linkedin.com/in/jelena-mustafa-attorney-at-law
