Mnogo vremena u danu ti odlazi na repetitivne poslove, odgovaranje na upite potencijalnih kupaca/klijenata, dogovore oko termina sastanaka?
Ako si poduzetnica i sama vodiš cjelokupno poslovanje te želiš uštedjeti vrijeme automatizacijom, ovi savjeti bi ti mogli biti od pomoći.
Automatizacija poslovanja
1. Razni informativni upiti za koje šalješ uvijek iste ili slične informacije/podatke
Za web upite potencijalnih klijenata kao što su upiti o ponudi usluga i cijena i sl. možeš kreirati i spremiti predloške mail poruka ili pripremi pdf ili Google dokument s važnim informacijama za različite vrste upita kao što su ponuda usluga i cjenik, informativni letak o nekoj posebnoj ponudi, portfolio radova, preporuke dosadašnjih klijenata, podaci za uplatu. Već spremljene predloške mail poruka i dokumente na Google Disku samo dodaješ u novi mail i šalješ.
Dodatni savjet: ako imaš neku aktualnu ponudu CTA za istu je moguće dodati i u potpis maila s poveznicom koja vodi na prodajnu stranicu za tu ponudu ili neki pdf za preuzimanje sa dodatnim informacijama.
2. Upiti potencijalnih klijenata
Kreiraj upitnik koji šalješ potencijalnim klijentima prije zakazivanja intro call-a kako bi dobila podatke o klijentu i usluge koje treba i skratila si vrijeme koje trošiš na prepiske mailom. Link na anketni upitnik možeš staviti na svoju web stranicu, profile društvenih mreža i slično pa si time i skraćuješ vrijeme potrebno za slanje istog. Kako bi znala kad je netko ispunio anketni upitnik, na Zapier.com zadaj nalog za automatizaciju tako da za svaki ispunjeni anketni upitnik primiš obavijest mailom.
Dodatni savjet: postavi automatizirani odgovor mailom nakon što popune anketni upitnik kojim ih šalješ na stranicu za zakazivanje sastanka.
3. Zakazivanje termina sastanaka
Zakazivanje sastanaka može dovesti do toga da ti to postane posao na puno radno vrijeme posebno u današnje vrijeme kada su svi puni obveza i imaju prenatrpan raspored. Stoga, sve upite vodi na jedno mjesto gdje potencijalni klijenti mogu zakazati sastanak (Calendly, Picktime, Koalendar…) Aplikacije za zakazivanje sastanaka povežeš sa svojom mail adresom, alatom za komunikaciju (Zoom, Google Meet, Slack…) i kalendarom kako ne bi došlo do preklapanja termina s drugim obvezama. Klijentima šalješ link na stranicu za zakazivanje sastanaka gdje oni mogu odabrati neki od ponuđenih termina i zakazati sastanak u dva klika mišom, a tebi na mail dolazi obavijest o zakazanom sastanku te se događaj automatski kreira u tvom kalendaru kao i link za Zoom/Google Meet video poziv.
4. Izrada i slanje računa
Do sad si račune pisala ručno u word-u ili excel-u i nije to nikakav posao koji oduzima vrijeme dokle god imaš par računa mjesečno. Što kada je klijenata sve više i/ili imaš stalne klijente kojima svaki mjesec trebaš poslati račun? Jednostavno kreiraj ponude i račune u aplikaciji iz koje ih direktno možeš slati klijentima i izbjegni stalno tipkanje podataka o klijentu pretraživanjem klijenta prema oibu/nazivu u bazi podataka. Svaki klijent se sprema i ostaje ti u tvojoj crm bazi na izabranom poslovnom servisu. Odlična stvar jest da možeš zakazati i automatsko slanje ponavljajućih računa. Servisi koji ti u tome mogu pomoći su e-racuni.com, Minimax, Solo…
Dodatni savjet za paušalne obrtnike koji nemaju knjigovođu: program ti plaćene račune odmah evidentira u knjigu prometa, te jednim klikom izradiš PO-SD obrazac.
5. Vođenje bilješki, zadataka, projekata
Kao i kod upita klijenata tako i kod vođenja cjelokupnog poslovanja te obveza, zadataka i bilješki, moj savjet jest da ih vodiš na jednom mjestu. Isprobaj neke od project management alata kao što su: Trello, ClickUp, Asana, Monday, Notion i drugi. Osim što ćeš sve imati na jednom mjestu, postoji desktop i mobilna verzija tako da gdje god se nalazila uvijek imaš pristup svojem digitalnom planeru. Isti je moguće povezati s tvojim kalendarom i drugima alatima, dodati ekstenziju na Google Chrome tako da bilo što da radiš i u bilo kojoj aplikaciji uvijek sve vodiš u jednoj glavnoj bazi. Na taj način ti se neće dogoditi da vodiš bilješke na više strana, da zaboraviš na određene obveze ili da ti se dvije ili više obveza poklapa u isto vrijeme.
Ukoliko razmišljaš kako učinkovitije voditi svoje poslovanje, razmisli o bilo kojem zadatku koji iznova ponavljaš. Možda je to ponovno upisivanje podataka za plaćanje, informacije o uslugama, mail adrese klijenata, traženje potpisivanje ugovora i slično. Čak i ako svaki od takvih zadataka traje nekoliko minuta te minute, zbrojene na kraju tjedna, mogu činiti i nekoliko sati. Svaki postupak koji obavljaš više od nekoliko puta vrijedi automatizirati. Automatizacija zadataka oslobađa dragocjeno vrijeme te ti omogućava da više vremena provodiš na svom poslovanju, a ne u poslovanju.
Sviđa vam se Martinin tekst o automatizaciji poslovanja? Pročitajte i intervju s Martinom!
