Digitalizacija je proces pretvaranja analognog signala u digitalni oblik. Moguće je digitalizirati sve vrste gradiva, od teksta, preko audio i video zapisa, sve do trodimenzionalnih objekata, pojašnjava Enciklopedija.hr. No kada digitalizaciji damo širi kontekst, tada shvaćamo kako je zapravo moguće digitalizirati, odnosno automatizirati sve ono što smo dosad radile ručno.
Prednosti digitalizacije za poduzeća
Mnogo je prednosti digitalizacije za poduzeće. Jednom kada digitaliziramo većinu onoga što se može unutar firme, mi:
- štedimo resurse: vrijeme, novac, energiju, prostor
- pojednostavljujemo korištenje sustava
- pratimo podatke u stvarnom vremenu, zbog čega npr. bolje upravljamo zalihama i radimo preciznije financijske projekcije
- povećavamo dostupnost raznim materijalima
- otvaramo si mogućnosti za kreiranje novih proizvoda i usluga
- lakše i jeftinije održavamo baze podataka
- precizniji smo u mjerenjima, zbog čega donosimo bolje poslovne odluke.
Najvažniji digitalni alati za digitalizaciju poslovanja
Iako nam zaista mnogo besplatnih alata i onih alata koji se plaćaju može pomoći u digitalizaciji poslovanja, u nastavku nabrajam pet vrsta općenitih, kojima si jednako mogu pomoći kako mikro, tako i mala poduzeća.
Cloud servisi
Alate „u oblaku“, odnosno cloud servise shvatite kao „skladište“ za pohranu podataka, umjesto klasičnih registratora i mapa. Jednom kada podatke stavite na Google Drive ili Dropbox, oni su vam dostupni 24 sata dnevno, 7 dana u tjednu, s bilo koje lokacije gdje imate pristup internetu. Također, te podatke, ukoliko želite, možete dijeliti s drugim osobama. Ako nekim slučajem pritisnete krivu tipku i dio podataka obrišete, ne brinite. Na zahtjev možete vratiti sve potrebno.
Alati za sigurnost na internetu
Authenticator, LastPass, 1password
Sigurnost na internetu danas je jedan od najvećih izazova, kako za privatne osobe, tako i za nas poduzetnice. Ukratko, kako biste zaštitili svoje poslovanje, vodite se s nekoliko pravila:
- Kreirajte lozinke koje imaju barem 10 znamenki (kombinacija brojeva, slova i znakova) ili još bolje, koristite generatore lozinki.
- Koristite mogućnost dvostrukih verifikacija gdje je god to moguće. Recimo svaka društvena mreža i razni sustavi za slanje newslettera imaju tu opciju. Ova mogućnost funkcionira na način da vas sustav prilikom logina traži dodatnu potvrdu da ste to baš vi, a ne „slučajni prolaznik“.
- Koristite alate za čuvanje lozinki. Da, teško je pamtiti 20-ak lozinki koje imaju k tome po 10+ različitih znakova, no zato postoje alati poput 1passworda koji to rade umjesto vas.
Servisi za učinkovitu komunikaciju
Želite pojednostaviti komunikaciju u timu ili s klijentima? Slack ili Trello odlični su za pojednostavljivanje komunikacije. Umjesto da svaki put pišete mailove, u ovim alatima možete otvoriti zasebne projekte, u koje onda pozivate samo osobe koje su uključene u taj zasebni projekt. Trebate li napraviti online sastanak, tu su Zoom i Microsoft Teams.
Digitalni alati za upravljanje klijentima i zadacima
CRM sustavi, odnosno sustavi za upravljanje odnosima s klijentima bit će vam od velike pomoći ako imate veći broj klijenata. Odlično kod takvih sustava je da možete otvarati takozvane kartice klijenata, u kojima se nalaze svi kontakt podaci, svi taskovi, prepiske i računi s tim klijentom. Između navedena dva CRM-a prednost dajem Productiveu koji svakodnevno koristimo u našoj marketinškoj agenciji i savršen je upravo za agencijski posao. Fun fact – ovaj alat je razvila domaća tvrtka Infinum.
Digitalni alati za učinkovitost
Clockify, Todoist, 30/30, Evernote, TickTick
Možda za većinu prethodno nabrojenih alata već znate i koristite ih. No svjesna sam da je mnogim poduzetnicama među najvećim izazovima upravo upravljanje (vlastitom) učinkovitošću. Vrijeme je naš najveći resurs, zar ne?
Clockify će vam zato pomoći da precizno mjerite vrijeme koje posvećujete klijentu, dok će se Todoist, TickTick ili Evernote pobrinuti da ne zaboravite na mikro taskove. 30/30 pak će vam pomoći da radite potrebne pauze, kako se ne biste doveli do burn outa.
Jer jednom kada pretjerate u količini posla i lošoj organizaciji, niti jedan alat neće vas vratiti na kolosijek u kratko vrijeme.
