Kao poduzetnici, često moramo balansirati strategiju, operativu, komunikaciju, prodaju i još jako puno toga. S obzirom na sve te uloge, poslovni softver vam može postati najbolji partner, ali ako nije dobro odabran, može biti dodatni izvor nepotrebne frustracije.
Najčešća pitanja koja dobijem kao konzultantica se svode na “Koji softver bih trebala koristiti da bolje organiziram svoj posao?” ili “Kako učiniti da sve bude jednostavno, ali i učinkovito?”.
Ako ste već koristili alate poput Trella, ClickUpa, Google Workspacea ili CRM sustava, ali niste sigurni jeste li na pravom putu, ovaj tekst je za vas.
Zašto je važno krenuti od sebe, a ne od alata
Vrlo često se poduzetnici oslanjaju na preporuke drugih, bilo da je riječ o mentorima, kolegama ili popularnim objavama na društvenim mrežama. No, ono što funkcionira u jednom poslovanju, ne mora nužno odgovarati i vašem poslovanju. Prvi korak nije pitanje: “Koji alat trebam koristiti?”, nego “Kako vodim svoje poslovanje trenutno?”.
Ako ne znate što je trenutni recept za uspjeh u vašem psolovanju, ni najbolji softver vam neće pomoći. Upravo suprotno, može učiniti stvari još kompliciranijima. Pravi softver ne rješava konfuziju, on je alat koji pojačava ono što već postoji. Zato uvijek savjetujem da krenete od konkretnih pitanja:
- Što radim svaki dan?
- Koje zadatke stalno ponavljam?
- Gdje najviše gubim vrijeme?
- Što moj tim (ili ja) stalno zaboravljamo ili tražimo?
Mapiranje procesa kao alat za jasnoću
Jedna od najvažnijih vježbi u digitalnoj transformaciji je mapiranje procesa. Kad razmišljate o procesima, razmišljajte o primjeru poput uvođenja klijenta u novu suradnju s vama. Koraci uključuju sve aktivnosti od slanja ponude, potpisivanja ugovora, komunikacije, pružanja usluge, do edukacije i evaluacije. Naizgled jednostavan proces uključuje velik broj koraka, nekoliko alata, i ako nemaju zajednički sustav, sve postaje fragmentirano, teško mjerljivo te radite po sjećanju svaki put kad ponavljate ovaj proces.
Ako je proces mapiran i zapisan, svaki put kad ga ponovno provodite, ne izmišljate toplu vodu. Pitanje koje si trebamo postaviti u postupku mapiranja procesa glasi “Kako izgled moj proces od prve poruke klijenta do završetka suradnje?”.
Kad krenete malo više i malo dublje istraživati vlastiti posao i način na koji poslujete, otkrit ćete da puno stvari radite ručno, kopirate i skenirate stare dokumente, odgovarate na ista pitanja, slanje linkova je kaotično, komunikacija je raspršena po e-mailu, WhatsAppu, Zoomu, i društvenim mrežama. Upravo tu softver može pomoći, ako samo ako znate što želite riješiti.
Kako znati što vam zaista treba?
Prije nego kliknete “Suscribe” ili “Free Trial” na još jedan alat, zaustavite se i razmislite o ovim pitanjima:
- Kako trenutno pohranjujem informacije o klijentima? Trebam li CRM?
- Kako upravljam zadatcima? Je li mi potreban alat za praćenje projekata?
- Kako komuniciram s timom ili suradnicima? Je li e-mail dovoljan?
- Na koji način dijelim resurse s klijentima?
- Kako pratim rokove i zadatke?
- Imam li mjesto gdje mogu analizirati uspješnost suradnje?
Odgovori na ta pitanja pomoći će vam definirati funkcionalnosti koje vam trebaju, bez da upadnete u zamku plaćanja još jednog alata koji ne koristite.
Odabir softvera ne znači birati najskuplje, nego najprikladnije
Najpoznatiji alati u kategorijama CRM-a, upravljanja zadatcima, komunikacije, ugorovima i ponudama, edukaciji klijenata, analizi angažmana i produktivnosti su sljedeći. Ovaj popis služi samo kao primjer, na tržištu postoje tisuće alata koji vam mogu pomoći u svakodnevnim operacijama.
- CRM sustavi: HubSpot, Pipedrive, CloseCRM, Salesforce
- Upravljanje zadatcima: ClickUp, Trello, Notion, Asana
- Komunikacija: Slack, Google Workspace Chat, WhatsApp, Missive
- Upravljanje poslovanjem: SmartSuite, Airtable, Zapier
- Ugovori i ponude: PandaDoc, DocuSign, HelloSign, Better Proposals
- Edukacija i zajednica: Notion, Skool, Circle
- Analiza angažmana i produktivnosti: Google Sheets, Airtable, SmartSuite
Ključno je da ne koristite sve i preopteretite svoje poslovanje te u kaos, uvedete digitalni kaos. Odaberite kombinaciju koja vam štedi vrijeme i energiju. Isprobajte besplatne verzije ili trial verzije, pogledajte video demonstracije, pronađite recenzije te pitajte druge korisnike za iskustva, ali ne odlučujte isključivo na temelju popularnosti.
Manje alata = više fokusa
Posebno ako ste solo poduzetnik ili vodite manji tim, korištenje previše alata može vam uzeti više vremena nego što donosi koristi. Umjesto da za svaku funkciju koristite zaseban alat, zapitajte se:
- Ima li moj trenutni alat još neku funkcionalnost koju ne koristim?
- Mogu li povezati alate preko integratora kao što su Zapier ili Make?
- Mogu li smanjiti broj aplikacija, a zadržati istu razinu kontrole i produktivnosti?
Jedan od mojih omiljenih pristupa je korištenje softvera koji mogu rasti s vašim poslovanjem. Alati koji danas mogu služiti vama kao solopoduzetnicima, ali se kasnije proširuju za timove, skaliranje i naprednu automatizaciju, dugoročno su bolja investicija.
Implementacija: uključite tim, počnite s malim koracima
Bez obzira radite li sami ili s timom, važno je da implementacije bude postepena i fokusirana.
- Postavite ciljeve: što želite postići u 30, 60 i 90 dana?
- Mapirajte početno stanje: kako trenutno radite stvari?
- Izaberite početni set funkcionalnosti: Fokusirajte se na prvi nacrt.
- Uključite tim ili virtualne suradnike: Svi mogu dati povratnu informaciju te naučiti kako se alat koristi.
- Radite iterativno: Pratite uspješnost prvog nacrta, prilagodite ga, dodajte funkcije i automatizaciju nakon što ste sigurni da je osnova stabilna.
Ako softver počne “raditi za vas”, brzo ćete vidjeti rezultate, manje stresa, bolja organizacija i jasnija komunikacija.
Poslovanje trebate graditi prema svom jedinstvenom receptu, ne prema pravilima ili arhitekturi softvera
Prečesto poduzetnici pokušavaju uklopiti poslovanje oko logike alata koji koriste. No softver je tu da služi vama i vašem poslovanju. Vi znate što radite, znate što vaši klijenti trebaju i znate što je u vašim procesima i koracima dosad bilo uspješno. Alat to treba pojačati, a ne promijeniti.
Softver se treba prilagoditi vašem stilu i navikama rada, a ne obrnuto.
Zapamtite:
- Nemojte birati softver jer je popularan, birajte ga jer rješava konkretan problem.
- Nemojte čekati savršeno vrijeme i počnite s malim korakom.
- Nemojte raditi sve sami, potražite podršku, pitajte za savjet, testirajte softver zajedno s timom.
