Svi imamo jednak broj sati u danu. Zašto onda netko uspjeva odraditi sve zadatke i aktivnosti u danu dok netko drugi ima dojam da je to nedovoljno sati za odraditi sve obveze?
Razlika je u dobroj organizaciji i upravljanju vremenom.
Upravljanje vremenom je skup principa i metoda pomoću kojih organiziramo svoje obveze u određenom vremenskom period. Ono uklučuje vještinu balansiranja između različitih segmenata života kao što su posao, obitelj, društveni život, hobiji. Uz dobru organizaciju moguće je dovršiti sve obveze na vrijeme te imati dovoljno vremena za sebe, obitelj i prijatelje bez da jedno isključuje drugo. Pored navedenog, upravljanje vremenom nam omogućuje i izbjegavanje gubitka vremena, bolji pregled zadataka/ciljeva/projekata, brže i bolje ostvarivanje poslovnih i privatnih ciljeva, život bez napetosti i stresa.
Bitni segmenti efektivnog i efikasnog upravljanja vremenom su:
- postavljanje ciljeva
- to – do lista
- prioritizanje
- procjena trajanja pojedinog zadatka
- planiranje
- delegiranje.
Kako to izgleda?
Nebitno je da li ste tip osobe koja voli više pisati i voditi bilješke u fizičkom (papirnatom) ili digitalnom obliku. Za svih vrijede ista pravila planiranja. Prvo je potrebno postaviti ciljeve. Ciljevi predtavljaju veće kratkoročne ili dugoročne zadatke ili projekte za čije je izvršenje potrebno odraditi više manjih zadataka.
Važno je da zadani ciljevi budu: specifični, mjerljivi, ostvariti, relevantni i vremenski određeni.
Potom sastavljamo to-do listu.
Što je to to-do lista?
Ni manje ni više nego list papira na kojem ispisujemo sve, ali baš SVE obveze i aktivnosti za naredni tjedan, nebitno kojim redoslijedom. Od navedenih obveza potrebno je odrediti one koje predstavljaju naše prioritete. U tome nam može pomoći ABCDE metoda, Eisenhowerova matrica, kodiranj bojom i mnoge druge. U plan za naredni tjedan prvo upisujemo zakazane sastanke i neodgodive obveze, potom slažemo prioritete po danima. Bitno je da u danu nemamo više od 3 hitna i bitna zadatka, dok obveze koje su nam hitne ali nisu bitne delegiramo. Isto tako je preporuka da planiramo 60% našeg vremena jer je uvijek moguće da se dogode neke vanredne, a jako bitne i hitne obveze.
Upravljanje vremenom je navika i kao i svaka navika uvodi se postepeno. U početku nam se može činiti da nam planiranje oduzima puno vremena i nema prevelikog efekta u pogledu bržeg i učinkovitinijeg obavljanja dnevnih zadataka, ali to nam se samo čini. Odredite si jedan dan u tjednu kada ćete odraditi planiranje narednog tjedna. Možda vam u početku bude potrebno sat – dva, ali s vremenomo će vam trebati 20-ak minuta.
